L'activité de toute entreprise ou organisation, quelle que soit la forme de propriété, est impossible sans la gestion des documents, qui, en fait, est une confirmation de cette activité. L'unification de la circulation des documents a été faite dans les années 79 du siècle dernier, mais les normes créées à l'époque, avec des modifications et des ajouts mineurs, sont toujours valables aujourd'hui.
Instructions
Étape 1
Le système de gestion unifiée des documents requis pour soutenir les activités de l'organisation comprend trois types de documents:
- organisationnelle;
- administratif;
- informations et références.
Ce dernier type de documents est auxiliaire par rapport aux deux premiers et, contrairement à eux, n'est pas obligatoire pour l'exécution. Ils contiennent toutes les informations de service spéciales nécessaires à la fois à la prise de décisions de gestion et à leur bonne compréhension et mise en œuvre.
Étape 2
Les documents de référence comprennent: les bulletins d'information commerciaux; télégrammes et messages téléphoniques; service, rapport et notes explicatives; résumés, revues et rapports d'information, actes. Le contenu de ces documents ne peut être pris en compte ou induire une action que sur la base de ces informations. Il s'agit d'une partie importante du flux de travail, sans laquelle il est impossible d'organiser un processus de production.
Étape 3
Si nous parlons de certains types d'informations et de documents de référence, la plupart d'entre eux sont généralement des lettres d'information, dans lesquelles les auteurs attirent l'attention du répondant sur des faits, des informations sur des biens, des événements ou des activités à venir. Ils peuvent être à la fois proactifs et rédigés sous la forme d'un rapport sur la mise en œuvre des tâches assignées par les organisations mères au niveau de gestion le plus élevé. Les lettres de vente motivées font également référence à des documents d'information et de référence.
Étape 4
Résumé, aperçu ou note d'information - documents contenant une description de certains du même type de faits, de choses ou d'événements dans lesquels un bref résumé peut être présent, mais cette exigence n'est pas obligatoire. Des certificats ordinaires peuvent être établis à la demande des intéressés ou des particuliers et servir de document confirmant tout fait. Il s'agit par exemple des attestations de salaire, de composition familiale, de lieu de travail ou d'études, etc.
Étape 5
Les notes de service sont généralement utilisées comme un échange d'informations entre les départements qui ne dépendent pas directement de la production. Des rapports sont rédigés au supérieur immédiat afin de l'informer des faits qu'il doit connaître en service. Des déclarations explicatives sont utilisées en cas de violation de la discipline du travail, elles sont rédigées par les contrevenants eux-mêmes afin d'expliquer leur acte. Les actes constatant un fait particulier sont dressés collectivement et signés par au moins 3 participants au contrôle ou à l'action.
